چرا هتل ها به نرم‌افزار های جامع مدیریتی نیاز دارند؟

 

نرم‌افزارهای هتلی بخشی از نرم‌افزارهای جامع مدیریت منابع سازمان هستند که به آنها ERP گفته می‌شود.
ERP یا Enterprise resource planning  نرم افزاری است که اطلاعات را از قسمت‌های مختلف سازمان جمع‌آوری و به صورت یکپارچه و دائمی کسب‌ و ‌کار را کنترل می‌کند. PMS ها که نرم‌افزار های مدیریت هتل محسوب میشوند را نیز میتوان نوعی ERP محسوب کرد. بررسی لزوم استفاده از اینگونه نرم‌افزار ها میتواند ما را در انتخاب بهتر کمک کند:

  • خودکار کردن فرایندها

ERP‌ ها به عنوان ابزاری برای خودکار کردن کارهای تکراری مانند حسابرسی‌ها، ثبت تراکنشات و همچنین ارائه اطلاعات لحظه‌ای همه‌ی وقایع عملیاتی به مدیران بوجود آمده‌اند.

  • ارتباط مدیران و کارکنان

یکی از وظایف ERP ها حل مشکل یکپارچه نبودن اطلاعات داخلی سازمان و عدم ارتباط لحظه‌ای مدیران و کارکنان عملیاتی است. اهمیت این مطلب زمانی مشخص می‌شود که بدانیم در دهه‌ی گذشته بیشترین سرمایه‌گذاری در میان صنایع، مربوط به زیرساخت های IT یکپارچه سازی داده‌ها بوده است.

  • یکپارچگی، پایش اطلاعات و تصمیم‌گیری آگاهانه

به طور متوسط تا سال ۲۰۰۱ در هتل‌ها ۱۹ فرم مختلف برای جمع‌آوری داده‌های کسب‌ و کار لازم بوده که امروزه با توجه به رشد صنعت هتلداری بیشتر شده است. با توجه به بررسی‎های متعدد ( Herat et al.,2001; Panaroma Consulting Group 2009 ) بزرگ ترین مشکل اقامتگاه‌ها و صنعت هتلداری، نبود یکپارچگی و پراکندگی زیاد داده‌ها است که باعث می‌شود تصمیم‌گیری برای مدیران مشکل شود و دقت کافی را نداشته باشد.

علاوه بر این سازمان‌ها همواره باید انطباق خود با محیط را بسنجند و به روز باشند. این امر با پایش مستمر ممکن خواهد بود که به وسیله‌ی ابزاری مانند ERP ممکن است. هر تغییر یا عملیاتی باید با یک دید کلی نسبت به همه ی اطلاعات انجام شود، در غیر این صورت ممکن است برخی از اثرات و جوانب از نظر دور مانده و مشکل ساز شوند.

 

  • تحقق اهداف استراتژیک و بهره‌وری

نرم‌افزارهای ERP را می توان برای اهداف استراتژیک، مانند ایجاد ارتباط موثر بین قسمت‌های مختلف صنعت گردشگری شامل فروشندگان و مشتریان و همچنین خلق ارزش از طریق مدیریت زنجیره تأمین استفاده کرد.

یکپارچه نبودن داده‌های هتل باعث کاهش ارتباط هتل با شرکای تجاری می‌شود و زنجیره را از امکان بهره‌گیری از ارتباطات محروم خواهد کرد. در غیاب یکپارچگی و ارتباط با خریدارها و آژانس‌ها، هتل فرایند فروش را دستی و با ابزاری مانند فکس، ایمیل و یا تلفن انجام می‌دهد که کاهش بهره‌وری، هدر رفت وقت کارکنان و کاهش دقت را در پی خواهد داشت.

  • کاهش ریسک سازمان‌‌ها

میزان اثرگذاری ERP به نوع استفاده و تطابق دیدگاه سازمان و نرم افزار نسبت به فرایندها بستگی دارد. با وجود این طبق بررسی‌های انجام شده در صورت استفاده ی صحیح، ERP ها ریسک سازمان‌ها را 71 درصد کاهش می‌دهند. (Selchert M. 2004)

  • ویژگی‌های برجسته‌ی استفاده از نرم‌افزارها برای مدیریت هتل:

 

  • افزایش بهره‌وری و کیفیت کسب و کار با منظم نمودن عملیات بخش های مختلف
  • ارائه‌ی اطلاعات یکپارچه به مدیران ارشد و کمک در تصمیم‌گیری ها
  • تضمین امنیت اطلاعات به وسیله‌ی سیستم کنترل مرکزی و کاهش ریسک از دست رفتن آنها را حدود صفر
  • ارائه‌ی بستری مناسب برای ارتباط همکاران با یکدیگر، تجمیع نظرات و تجربیات و جلوگیری از خطاهای تکراری

  • چالش‌های استفاده از نرم‌افزار های جامع مدیریتی:

 

  • ERP ها بدون توجه به اینکه چقدر گسترده باشند، همه ی فرایندهای هتل را پوشش نمی‌دهند و بعضی از عملیات ها به صورت دستی انجام می‌شوند.
  • شخصی‌سازی ERP ها و مطابقت دادن آن‌ها با کسب و کار مشکل است.
  • هرچه یکپارچگی در این نوع نرم‌افزارها بیشتر شود، هزینه‌ی آن‌هانیز افزایش خواهد یافت.
  • در بسیاری از مواقع به آموزش و تغییر رفتار پرسنل نیاز دارند.

در هزاره سوم، صنعت هتلداری با پیشرفت IT تغییرات عمیق و بزرگی را تجربه کرده و تبدیل به یکی از رقابت‌پذیرترین صنایع جهان شده است. استفاده از تکنولوژی‌های جدید برای بازطراحی عملیات درونی و بیرونی، افزایش بهره‌وری و کسب رضایت مشتری در این صنعت اهمیت ویژه دارد. اگر چه به کار گیری ERP ها ممکن است نیاز به تغییرات بنیادین در ساختار، روند کسب و کار و حتی فرهنگ سازمان داشته باشد ولی ضرورت استفاده از آنها بدیهی به نظر می‌رسد.

نهایتا این سازمان‌ها هستند که باید تشخیص دهند چه سطحی از یکپارچگی را لازم دارند و از آن در راستای ارتقای خود استفاده کنند.